El artículo 7 del “Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros”, comúnmente conocido como “Convenio sobre Apostilla”, expresa textualmente que: “El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante.
Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio:
a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
b) los documentos administrativos;
c) los documentos notariales;
d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
En la práctica, las Apostillas son expedidas en la mayoría de los casos para los siguientes documentos:
Actas del Registro Civil: actas de nacimiento, de matrimonio o de defunción; acta de adopción.
Documentos académicos: Títulos universitarios y/o de bachillerato, Certificación de notas, Constancias de estudio, Copia de Pensum, Acta de Grado y cualquier otro documento académico que sea exigido.
Documentos mercantiles: constancias del registro de comercio u otros registros; patentes; Estatutos de Empresas, Asambleas de Empresas.
Otros: Antecedentes Penales; decisiones judiciales; Poderes Notariados, Testamentos, Jurisprudencias, entre otros.
Asimismo, las Apostillas pueden ser emitidas para copias certificadas de un documento público.
La Oficina de Relaciones Consulares del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores exige que los documentos públicos deben estar certificados por los Ministerios correspondientes y sólo serán recibidos los originales emitidos por instituciones venezolanas.
Excepciones:
a) los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
b) los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.
Horarios para realizar trámites de legalización y apostillas de documentos:
Las personas interesadas en legalizar o apostillar documentos deben acudir al Departamento de Legalizaciones de la Oficina de Relaciones Consulares, Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores, ubicado en el Edificio. 5, San Francisco a Sociedad, Av. Universidad, piso 4. Los usuarios serán atendidos de acuerdo con sus números de cédula de identidad, de la siguiente manera:
Lunes, cédulas de identidad que terminen en 0, 1 y 2;
Martes, cédulas de identidad que terminen en 3 y 4;
Miércoles, cédulas de identidad que culminen en 5 y 6;
Jueves, cédulas de identidad que terminen en 7, 8 y 9.
La recepción de los recaudos será de lunes a jueves, en horario comprendido entre las 8:00 de la mañana y las 10:00 de la mañana. La entrega de los documentos legalizados o apostillados será de lunes a jueves, desde las 12:00 del mediodía hasta las 2:00 de la tarde. Los días viernes, desde las de 8:00 de la mañana hasta las 2:00 de la tarde.
Recaudos
Documentos originales y/o copias certificadas, si se desea.
Un (1) papel sellado por cada documento que se desea legalizar.
Timbre fiscal.
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